Vous devez choisir un locataire et voulez être sûr de ne rien oublier ?
Ce guide vous donne une fiche de renseignement locataire gratuite et complète, prête à l’emploi et conforme à la loi.
Modèle de Fiche de Renseignement Locataire à Télécharger (PDF & Word)
Pas besoin de chercher plus loin. Voici le modèle de fiche de renseignement locataire, 100% gratuit et à jour pour 2025. Vous pouvez le télécharger au format Word pour le modifier ou en PDF pour l’imprimer directement.
Pour vous donner une idée, voici les informations que ce document vous aide à rassembler de manière structurée :
| Section de la Fiche | Informations Clés à Recueillir |
|---|---|
| 👤 Identité du Candidat | Nom, prénom, date de naissance, nationalité, coordonnées (téléphone, email), adresse actuelle. |
| 💼 Situation Professionnelle | Profession, type de contrat (CDI, CDD), employeur, revenus mensuels nets. |
| 🤝 Garant (Caution Solidaire) | Identité complète du garant, sa profession et ses revenus mensuels. |
| 🏠 Logement Actuel | Adresse actuelle, montant du loyer, nom du propriétaire, motif du départ. |
Quelles informations un propriétaire peut-il légalement demander ?
Quand vous faites remplir une fiche de renseignements, vous ne pouvez pas demander n’importe quoi. Le cadre est très strict pour protéger la vie privée du candidat locataire. C’est la loi Alur, via un décret du 5 novembre 2015, qui fixe la liste précise des documents et informations autorisés.
Le but est de vérifier deux choses uniquement : l’identité du candidat et sa capacité à payer le loyer (sa solvabilité). Toute question qui sort de ce cadre est illégale.
Les informations autorisées
Voici ce que vous avez le droit de demander au candidat pour son dossier de location :
- Identité : Nom, prénom, date et lieu de naissance.
- Coordonnées : Adresse actuelle, numéro de téléphone, email.
- Situation professionnelle : Profession, type de contrat de travail (CDI, CDD, etc.), nom de l’employeur.
- Ressources : Le montant des revenus mensuels nets du candidat et des personnes qui vivront avec lui.
- Informations sur le garant : Les mêmes informations peuvent être demandées pour la personne qui se porte caution.
Les informations interdites
Demander des informations trop personnelles est strictement interdit et peut vous exposer à des sanctions. La loi est très claire sur ce point.
Voici une liste de ce que vous ne devez JAMAIS demander :
- Un relevé de compte bancaire
- Une photo d’identité (sauf celle sur la pièce d’identité)
- La carte vitale
- Un extrait de casier judiciaire
- Un contrat de mariage ou un certificat de concubinage
- Le dossier médical personnel
- Une attestation d’absence de crédit
- La preuve de la nationalité française (la pièce d’identité suffit)
La liste complète des pièces justificatives à joindre à la fiche
La fiche de renseignement est la première étape. Pour vérifier que tout est correct, vous devez demander des pièces justificatives. La liste de ces documents est aussi réglementée.
Chaque information donnée par le candidat locataire doit être prouvée par un document officiel. C’est la seule façon de construire un dossier de location solide.
Pour le candidat locataire
Voici les documents à demander pour valider le dossier du locataire :
- Un justificatif d’identité : carte d’identité, passeport, permis de conduire.
- Un justificatif de domicile : les 3 dernières quittances de loyer ou une attestation de son ancien propriétaire.
- Un ou plusieurs documents prouvant la situation professionnelle : contrat de travail, attestation de l’employeur, extrait Kbis pour un indépendant, carte d’étudiant.
- Un ou plusieurs documents prouvant les ressources : les 3 derniers bulletins de salaire, le dernier avis d’imposition, les 2 derniers bilans pour un indépendant.
Pour le garant (la caution)
Si le locataire a un garant, ce dernier doit fournir exactement les mêmes documents que le locataire. Le dossier du garant doit être aussi complet que celui du candidat pour que sa caution soit valable. Vous devez donc vérifier son identité, sa situation professionnelle et ses revenus.
Comment analyser la fiche pour bien choisir son locataire ?
Une fois que vous avez la fiche et les justificatifs, le travail d’analyse commence. Le but est de limiter au maximum le risque de loyers impayés et de dégradations. Voici les points à vérifier pour faire le bon choix.
Vérifier la solvabilité
C’est le critère le plus important. La règle simple et la plus utilisée par les agences de gestion locative est que les revenus mensuels nets du locataire (et de son conjoint) doivent être égaux ou supérieurs à 3 fois le montant du loyer, charges comprises.
Si les revenus sont un peu justes, la présence d’un garant solide devient alors indispensable.
Analyser la stabilité professionnelle
La stabilité professionnelle est un bon indicateur de la capacité du locataire à payer son loyer sur le long terme. Un CDI (Contrat à Durée Indéterminée) hors période d’essai est évidemment la situation la plus rassurante pour un bailleur. Un fonctionnaire est aussi un profil très recherché.
Un CDD ou une situation d’intérimaire n’est pas un motif de refus, mais cela demande plus de vigilance. Regardez l’ancienneté et la régularité des missions.
Contrôler la cohérence du dossier
Prenez le temps de vérifier que les informations de la fiche correspondent bien aux documents fournis. Par exemple, le salaire indiqué sur la fiche doit être le même que celui sur les bulletins de paie. L’adresse de l’employeur doit être logique.
Cette vérification de la cohérence du dossier permet de détecter d’éventuelles fausses déclarations. N’hésitez pas à appeler l’ancien propriétaire pour lui demander si le candidat était un bon payeur.
Évaluer le garant
Si un garant est présent, il doit être analysé avec la même rigueur que le locataire. Un garant fiable doit être solvable et avoir une situation stable. Il doit gagner lui-même au moins 3 fois le montant du loyer. Un garant qui n’est pas en CDI ou qui a de faibles revenus n’apporte pas une grande sécurité.
FAQ – Fiche de renseignement locataire
Voici les réponses aux questions fréquentes sur la fiche de renseignement pour un candidat locataire.
La fiche de renseignement est-elle obligatoire ?
Non, ce document n’est pas obligatoire au sens de la loi. En revanche, elle est fortement recommandée par tous les professionnels de l’immobilier. Elle permet de structurer la sélection, de comparer les candidats sur les mêmes bases et de ne rien oublier d’important.
Quelle est sa valeur juridique ?
La fiche de renseignement n’est pas un contrat. Sa principale valeur est d’être un élément de preuve. Si un locataire fait une fausse déclaration sur sa situation professionnelle ou ses revenus et que vous pouvez le prouver, vous pouvez demander l’annulation du bail de location pour dol (tromperie).
Que faire des fiches des candidats non retenus ?
Pour respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), vous avez l’obligation de détruire les fiches et tous les documents des candidats que vous n’avez pas choisis. Vous ne pouvez pas conserver leurs informations personnelles. Le plus simple est de les détruire dès que le bail de location est signé avec le locataire retenu.